Selama ini, tentunya Anda sudah familiar dengan aplikasi Microsoft Office yang lazim digunakan sebagai aplikasi pengolah berbagai dokumen, laporan keuangan, laporan produksi, hingga slide presentasi baik di lingkup perkantoran maupun institusi pendidikan sejak hampir puluhan tahun silam.
Lalu, bagaimana dengan Microsoft 365? Apakah Anda telah familiar dengan aplikasi tersebut, atau mungkin Anda sekarang sudah menggunakan Microsoft 365 sebagai sarana penunjang produktivitas tim kerja Anda? Atau, apakah Anda kini sedang menelusuri terlebih dahulu informasi mengenai keuntungan penggunaan Microsoft 365 sebelum Anda memutuskan untuk menggunakannya?
Apabila Anda sedang merintis bisnis baik dari skala small business, startup, maupun enterprise, layanan Software as a Service (SaaS) dari Microsoft 365 merupakan solusi bisnis terintegrasi yang akan mendatangkan berbagai benefit bagi pertumbuhan bisnis Anda.
Saat ini sebagian besar sektor bisnis tentunya sudah lazim menggunakan aplikasi andalan Microsoft Office seperti Word, Excel, dan PowerPoint dalam kesehariannya untuk menunjang produktivitas tim kerja. Layanan Microsoft 365 hadir untuk menggabungkan sejumlah aplikasi dari Microsoft Office tersebut beserta layanan cloud terintegrasi ke dalam satu model berbasis langganan atau subscription.
Berkat dukungan layanan email, manajemen data hingga sarana komunikasi dan berbagi file tanpa terbatas oleh jarak dan waktu yang disediakan oleh Microsoft 365, maka penggunaan layanan Microsoft 365 akan turut membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda agar terus bertumbuh lebih pesat.
Artikel kali ini sangat tepat untuk Anda yang sedang mempertimbangkan untuk menggunakan layanan Microsoft 365 sebagai cloud collaboration tools guna menunjang produktivitas bisnis Anda. Untuk dapat mengetahui berbagai benefit layanan Microsoft 365 dan bagaimana cara berlangganan layanan Microsoft 365 dengan mudah dan aman, yuk, simak terus tulisan ini sampai habis, ya!
Daftar Isi
1. Apa Itu Cloud Collaboration?
2. Apa Itu Microsoft 365?
3. Apa Perbedaan antara Microsoft 365 dan Microsoft Office?
4. Fitur dan Layanan Apa Saja yang Disertakan dalam Microsoft 365?
4.1. Microsoft Word
4.2. Microsoft Excel
4.3. Microsoft Outlook
4.4. Microsoft PowerPoint
4.5. Microsoft Publisher
4.6. OneDrive
4.7. Microsoft SharePoint
4.8. Microsoft Teams
5. Keuntungan Penggunaan Microsoft 365 untuk Bisnis Anda
5.1. Dukungan dan Pengelolaan Penuh oleh Microsoft
5.2. Meningkatkan Fleksibilitas Pekerjaan antar Tim Kerja
5.3. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi antar Tim Kerja
5.4. Mengoptimalkan Beban Kerja Divisi TI
5.5. Kontrol Penuh dan Jaminan Keamanan Data
6. Berapa Harga Berlangganan Layanan Microsoft 365?
7. Bagaimana Cara Berlangganan Layanan Microsoft 365 dengan Aman dan Mudah?
Sebelum membahas lebih jauh terkait pengertian dan benefit Microsoft 365 untuk bisnis Anda, mari kita jawab pertanyaan di atas: "Cloud Collaboration Tools tuh apa sih?"
Definisi cloud collaboration adalah kolaborasi kerja yang dilakukan dalam suatu perusahaan yang memungkinkan karyawan untuk bekerja secara bersama-sama pada dokumen maupun jenis data lainnya, di mana data-data tersebut dialokasikan oleh penyedia layanan SaaS di luar infrastruktur on-premises dan di luar firewall perusahaan.
Dengan menggunakan layanan cloud collaboration, masing-masing karyawan dapat menggunakan platform tersebut untuk berbagi file, mengedit file, dan bekerja bersama-sama dalam suatu project. Solusi cloud collaboration memungkinkan dua orang atau lebih untuk dapat mengerjakan sebuah project kerja sekaligus.
Misalnya, seorang project manager dapat membagikan tautan berkas file atau jenis data lainnya ke project member lain sehingga data-data tersebut dapat dilihat dan diedit oleh semua project member. Sehingga masing-masing pengguna dapat melakukan perubahan pada dokumen kapan saja dan di mana saja secara bersamaan. Semua perubahan yang dilakukan oleh pengguna disimpan dan disinkronisasi satu sama lain, sehingga pada satu waktu setiap pengguna melihat versi file atau data yang sama yang terakhir kali diperbaharui oleh masing-masing pengguna.
Microsoft 365 adalah solusi cloud collaboration berbasis langganan atau subscription yang ditujukan untuk pengguna dari semua kalangan, mulai dari small business, startup, enterprise, institusi pendidikan, hingga lembaga pemerintah. Layanan Microsoft 365 memberikan akses untuk masing-masing penggunanya ke berbagai perangkat dan layanan bisnis, di mana layanan sejenis ini pun lazim diistilahkan sebagai Software as a Service (SaaS).
Microsoft 365 disediakan oleh Microsoft yang menggunakan teknologi berbasis cloud untuk memberikan akses dan pembaruan ke aplikasi Office seperti Word, Excel, PowerPoint dan Outlook. Anda dapat mengunduh berbagai perangkat lunak Microsoft Office ke PC atau perangkat mobile Anda dan menerima pembaruan secara online saat terdapat fitur atau perbaikan bugs yang baru dirilis oleh Microsoft secara real-time.
Sebagai contoh, Anda dapat membuat dokumen proposal pada aplikasi Word melalui PC/laptop Anda, mengunggahnya ke OneDrive, sehingga Anda pun dapat melakukan pengeditan dokumen pada aplikasi mobile melalui tablet atau smartphone Anda. Dengan demikian, berbekal fitur kolaboratif yang serba guna dari Microsoft 365 merupakan alasan kuat mengapa layanan cloud collaboration ini mulai banyak digunakan oleh berbagai skala bisnis dan sektor industri.
Apa Perbedaan antara Microsoft 365 dan Microsoft Office?
"Apa bedanya sih Microsoft 365 dengan Microsoft Office 'biasa'?"
Dilansir dari situs resmi Microsoft, Microsoft 365 adalah layanan berlangganan yang memastikan Anda selalu memiliki perangkat produktivitas modern terbaru dari Microsoft. Tersedia paket Microsoft 365 untuk penggunaan di rumah dan pribadi, untuk penggunaan small to medium business, enterprise, sektor pendidikan, hingga sektor nirlaba yang memiliki harga layanan bervariasi.
Adapun Microsoft Office yang saat ini versi terbarunya adalah Office 2021 dijual sebagai satu kali pembelian, yang berarti Anda membayar biaya sekali di muka untuk mendapatkan aplikasi Office untuk digunakan pada satu perangkat. Namun demikian, layanan Office 2021 tidak ada opsi pemutakhiran alias tidak diperbarui secara otomatis. Sehingga jika Anda berencana untuk melakukan pembaruan ke rilisan utama berikutnya, Anda harus kembali membelinya dengan harga penuh.
Fitur dan Layanan Apa Saja yang Disertakan dalam Microsoft 365?
Aplikasi dan layanan yang disediakan oleh Microsoft 365 akan bergantung pada package atau paket layanan Microsoft 365 yang Anda pilih. Secara umum, berikut adalah beberapa aplikasi dan layanan saat ini yang disediakan oleh layanan Microsoft 365 bagi para penggunanya.
Sebagaimana kita semua ketahui, Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata yang memungkinkan para pengguna untuk membuat berbagai jenis dokumen. Dalam istilah lain, Microsoft Word juga dikenal sebagai MS Word atau Word. Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Word untuk kebutuhan apa pun, mulai dari pembuatan proposal penjualan, laporan keuangan, copywriting, hingga membuat daftar menu kafe milik Anda.
Microsoft Word sangat bisa diandalkan sebagai pengolah kata paling serbaguna dan paling banyak digunakan oleh semua kalangan, sehingga kompatibilitas jenis file dokumen dari Word saat Anda kirim ke pihak eksternal pun akan berlangsung mulus tanpa kendala berarti.
Microsoft Excel adalah program spreadsheet yang dinamis dan bisa Anda andalkan dalam berbagai kebutuhan. Aplikasi Excel memungkinkan Anda sebagai pengguna untuk menyimpan, melacak, dan mengelola sekumpulan data-data sederhana hingga data-data yang banyak dan kompleks. Anda dapat menggunakan Excel untuk mengelola pembukuan keuangan bisnis maupun untuk mengestimasi revenue penjualan bulanan.
Sebagaimana halnya Microsoft Word, Excel pun sangat bisa diandalkan sebagai program spreadsheet paling serbaguna dan paling banyak digunakan oleh semua kalangan, sehingga kompatibilitas jenis file spreadsheet yang dihasilkan dari aplikasi Excel ketika Anda kirim ke pihak eksternal pun akan berlangsung mulus tanpa kendala berarti.
Microsoft Outlook adalah aplikasi untuk mengelola email beserta kontak. Dengan Outlook, Anda dapat mengirim dan menerima email dari akun Microsoft Anda di dalam aplikasi maupun melalui browser apa pun, dan Anda pun dapat memanfaatkan fitur aplikasi calendar dalam Outlook untuk menjadwalkan rapat offline maupun online, hingga berbagi informasi agenda Anda secara real-time dengan tim kerja Anda.
PowerPoint adalah aplikasi pembuat sekaligus penayang presentasi yang memungkinkan Anda sebagai pengguna untuk membuat dan berbagi presentasi atau slideshow secara dinamis. Microsoft PowerPoint sudah sangat umum digunakan untuk membuat materi pemasaran, materi kuliah di universitas, hingga aplikasi untuk presentasi pembicara dalam sebuah event.
Microsoft Publisher adalah aplikasi desain grafis yang mudah digunakan untuk semua kalangan. Anda dapat menggunakan Publisher untuk membuat layout laporan agar lebih bagus secara estetika hingga membuat brosur pemasaran untuk kebutuhan media cetak maupun digital. Meskipun bukan aplikasi desain grafis yang banyak digunakan secara umum, Anda dapat mengoptimalkan berbagai fitur dari Microsoft Publisher untuk membuat logo, kartu nama, buletin, kupon, dan sebagainya dengan cepat dan mudah bagi pemula.
OneDrive adalah platform penyimpanan cloud yang disediakan untuk para pengguna Microsoft. Sebagai pengguna Microsoft, Anda memiliki akses gratis ke ruang penyimpanan namun tentunya dalam kapasitas penyimpanan yang terbatas di OneDrive. Adapun jika Anda berlangganan layanan Microsoft 365, Anda akan dibekali dengan ruang penyimpanan tambahan sesuai kebutuhan Anda. Dengan platform OneDrive, Anda dapat mengunggah, mengunduh, mengakses dan berbagi sejumlah file dan berbagai jenis data dengan tim kerja Anda.
Microsoft SharePoint adalah platform untuk berbagi dokumen yang bersifat kolaboratif. SharePoint sangat powerful untuk digunakan khususnya untuk berbagi dokumen dan laporan dalam suatu organisasi tertutup secara internal, sehingga pihak luar tidak memiliki akses ke dalamnya. Anda dapat menggunakan SharePoint sebagai intranet untuk menyimpan dan mengkomunikasikan berbagai informasi penting dengan tim kerja Anda.
Microsoft Teams adalah ruang kerja digital yang dirancang untuk memungkinkan alur komunikasi dan project management dapat berlangsung lancar tanpa batas ruang dan waktu. Dengan berbagai fitur-fitur yang dinamis seperti individual call maupun conference call, baik itu menggunakan voice call maupun video call, Anda pun dapat menayangkan file-file dari aplikasi Microsoft lainnya seperti Word, Excel dan PowerPoint secara real time dan kolaboratif. Microsoft Teams merupakan solusi komunikasi tanpa batas, baik itu dengan tim kerja Anda maupun berkomunikasi dengan pihak eksternal.
Keuntungan Penggunaan Microsoft 365 untuk Bisnis Anda
Layanan Microsoft 365 memiliki berbagai keuntungan atau benefit untuk bisnis Anda. Meskipun mungkin pada awalnya Anda beserta tim kerja Anda perlu waktu untuk membiasakan diri dengan berbagai aplikasi dan layanan yang disediakan oleh Microsoft 365, dalam jangka panjang penggunaan Microsoft 365 akan meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis Anda.
Berikut kami urai 4 benefit penggunaan Microsoft 365 yang menjadikan alasan kuat mengapa bisnis Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan layanan Microsoft 365.
1. Dukungan dan Pengelolaan Penuh oleh Microsoft
Salah satu keunggulan utama layanan Microsoft 365 adalah semua aplikasi di dalamnya dikelola dan dukungan teknisnya didukung penuh oleh Microsoft, perusahaan yang selalu terdepan dalam perkembangan teknologi informasi. Setiap saat, Microsoft terus melakukan penambahan maupun pembaruan fitur, perbaikan bugs, hingga meluncurkan aplikasi baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang selalu dinamis.
Selain itu, karena semua aplikasi Microsoft 365 berada dalam platform yang sama, interaksi antar aplikasi akan berjalan dengan lancar tanpa kendala berarti. Faktor lainnya, tidak seperti startup teknologi & bisnis lainnya, kecil kemungkinan Microsoft tiba-tiba menghilang atau tiba-tiba menutup layanannya. Sehingga jika Anda menggunakan layanan Microsoft 365, Anda dapat yakin bahwa layanan SaaS dari Microsoft tersebut akan terus ada dan diperbarui secara jangka panjang.
2. Meningkatkan Fleksibilitas Pekerjaan antar Tim Kerja
Faktor fleksibilitas merupakan kebutuhan krusial saat ini di lingkungan kerja, terlebih sejak pandemi Covid-19 yang membuat sebagian pekerjaan harus dilakukan secara jarak jauh antar tim kerja dari rumah masing-masing dikarenakan kebijakan social distancing terutama di kota-kota besar di Indonesia.
Microsoft 365 memungkinkan bisnis Anda untuk menciptakan kultur fleksibel yang memungkinkan seluruh tim kerja dapat bekerja di mana pun. Selain itu, karena layanan Microsoft 365 berbasis cloud, Anda dapat bekerja secara bersamaan pada dokumen yang sama dengan tim kerja Anda yang berlokasi di berbagai negara mana pun. Selama tim kerja Anda memiliki akses internet, Microsoft 365 dapat menghubungkan kantor beserta kebutuhan operasional perusahaan Anda dari mana pun.
3. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi antar Tim Kerja
Berdasarkan studi Cisco, penggunaan cloud collaboration tools berpotensi meningkatkan produktivitas hingga 400%. Sebagai salah satu penyedia layanan cloud collaboration tools, tentunya faktor kolaborasi dan komunikasi merupakan fitur andalan dari Microsoft 365.
Kemampuan untuk membuat dan berbagi dokumen dengan mudah secara real-time merupakan solusi andalan dari Microsoft 365. Sehingga Anda tak lagi harus repot-repot mengirim file atau dokumen secara statis melalui email seperti cara lama, sehingga produktivitas tim kerja Anda meningkat.
Selain itu, komunikasi antar tim kerja Anda pun akan lebih efektif berkat aplikasi seperti SharePoint dan Teams. Misalnya, masing-masing tim kerja dapat membuat grup dan thread terkait issue-issue tertentu pada aplikasi Teams, hingga mengatur alur komunikasi internal beserta file-file yang terkait dengan issue tersebut di satu lokasi penyimpanan.
4. Mengoptimalkan Beban Kerja Divisi TI
Dengan menggunakan cloud collaboration tools Microsoft 365 yang secara teknis dikelola penuh oleh Microsoft, maka Divisi TI internal perusahaan Anda takkan lagi berkutat mengerjakan lingkup operasional seperti merawat dan memperbaharui server email internal perusahaan. Divisi TI perusahaan Anda dapat fokus pada optimalisasi aplikasi core business, sehingga meningkatkan efisiensi pengelolaan infrastruktur TI, mengoptimalkan jumlah karyawan, serta upaya-upaya lain yang erat kaitannya dalam rangka peningkatan produktivitas bisnis.
5. Kontrol Penuh dan Jaminan Keamanan Data
Dengan menggunakan layanan Microsoft 365, Anda diberikan hak penuh untuk mengontrol akses terhadap data-data penting bisnis Anda. Benefit ini didukung pula oleh environment cloud yang aman berkat mekanisme keamanan yang kuat seperti penerapan two-factor authentication, sehingga akan memastikan pihak tidak berwenang di luar organisasi Anda tidak dapat mengakses file dan data-data sensitif terkait bisnis Anda tanpa persetujuan dari Anda sebagai pemilik akses layanan Microsoft 365.
Selain itu, berkat file, data email, kontak, maupun data lain yang disimpan di cloud layanan Microsoft 365 dengan mekanisme backup otomatis secara teratur, keberadaan seluruh data penting Anda akan tetap aman tersimpan di cloud, apa pun situasi yang bisa tiba-tiba terjadi seperti bencana alam.
Berapa Harga Berlangganan Layanan Microsoft 365?
Harga atau biaya untuk berlangganan layanan Microsoft 365 tentunya bervariasi, bergantung pada paket layanan yang Anda pilih, di provider mana Anda membeli paket berlangganannya, serta berapa banyak jumlah pengguna yang ingin Anda berikan akses layanan Microsoft 365.
CBNCloud menawarkan pilihan paket Microsoft 365 yang bervariasi dalam beragam paket, di antaranya Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, dan pilihan paket lainnya. Informasi lebih lanjut mengenai paket layanan Microsoft 365 beserta harga berlangganan per bulannya, feel free untuk berkonsultasi dengan Sales kami ke sales@cbncloud.co.id
Bagaimana Cara Berlangganan Layanan Microsoft 365 dengan Aman dan Mudah?
Solusi Cloud Collaboration dari Microsoft 365 dapat menjawab kebutuhan profesional Anda untuk menyesuaikan diri dengan paradigma new normal. Dengan Cloud Collaboration Microsoft 365, Anda dapat tetap bekerja secara kolaboratif tanpa batasan ruang, jarak dan waktu dengan perangkat lunak modern yang didukung penuh oleh Microsoft sehingga mudah digunakan oleh semua kalangan.
CBNCloud siap berkolaborasi dan bertumbuh bersama bisnis Anda dengan memberikan layanan cloud collaboration yang aman, handal dan terpercaya. Hubungi kami segera untuk berkonsultasi lebih lanjut perihal layanan CBNCloud Collaboration Microsoft 365 sebagai solusi transformasi digital Anda.
Nikmati kemudahan bertransformasi digital bersama CBNCloud, optimized to simplify your life.